CASE STUDY

Sistemi per semplificare la gestione amministrativa

SETTORE: AZIENDE, CONSORZI E ASSOCIAZIONI A PARTECIPAZIONE PUBBLICA

Consorzio di servizi pubblici migliora
il controllo delle partecipate

Una Società a partecipazione pubblica che opera in settori strategici per le PA locali tra cui gestione rifiuti, trasporto locale e sviluppo territoriale.

La complessità deriva dalla natura ibrida pubblico-privato: obblighi normativi stringenti, necessità di trasparenza, ma anche esigenze di efficienza tipiche del mercato. I sistemi informativi risultano frammentati tra i vari enti partecipanti, con difficoltà di coordinamento e scarsa interoperabilità. Le decisioni sono influenzate da governance multilivello, rallentando i processi operativi e strategici.

Puglia, It

La Sfida

1. Frammentazione gestionale tra enti partecipanti

Cause: utilizzo di sistemi eterogenei tra i diversi soci, assenza di standard condivisi, autonomia operativa dei singoli enti.
Impatti: duplicazione dei dati, difficoltà nella gestione delle pratiche comuni, scarsa visibilità sui processi inter-organizzativi.

2. Governance complessa e flussi decisionali lenti

Cause: presenza di più livelli decisionali (CdA, enti pubblici, stakeholder), processi autorizzativi poco digitalizzati.
Impatti: ritardi nell’approvazione di progetti, inefficienze nella pianificazione operativa, perdita di opportunità di finanziamento.

3. Limitata capacità di monitoraggio delle performance

Cause: dati distribuiti su più sistemi, mancanza di strumenti di analisi integrata, reporting manuale.
Impatti: difficoltà nel controllo dei KPI, scarsa trasparenza verso cittadini e organi di vigilanza, decisioni poco data-driven.

Scopri come migliorare efficienza e performance

Sei nel posto giusto, soluzioni concrete per la tua azienda

Scopri come migliorare efficienza e performance

Sei nel posto giusto, soluzioni concrete per la tua azienda

Le Soluzioni

Un modello di trasformazione digitale, ispirato alle soluzioni del Gruppo Hive, prevede un approccio integrato e modulare:

Integrazione dei sistemi
Implementazione di una piattaforma centralizzata che collega CRM, gestione pratiche e portali istituzionali. I dati provenienti da enti partecipanti vengono normalizzati e resi accessibili tramite API e middleware.
Automazione dei processi (RPA / Power Automate)
Digitalizzazione dei flussi autorizzativi, gestione automatica delle richieste e sincronizzazione documentale tra sistemi diversi, riducendo interventi manuali.
Piattaforme collaborative
Introduzione di ambienti condivisi (es. Microsoft 365 / Teams) per facilitare la collaborazione tra enti, con gestione documentale strutturata e workflow approvativi digitali.
Business Intelligence avanzata
Dashboard interattive per monitorare performance economiche, operative e ambientali, con indicatori aggiornati in tempo reale.
Approccio Lean Digital Office
Revisione dei processi in ottica snella: eliminazione attività ridondanti, standardizzazione e digitalizzazione end-to-end delle pratiche.

L'applicazione nel processo

Centralizzazione delle anagrafiche e dei servizi condivisi

Attività: mappatura dei sistemi esistenti, creazione di un database unico, integrazione delle anagrafiche utenti e fornitori.
Strumenti: CRM integrato, middleware API, data governance tools.
Benefici: riduzione delle duplicazioni, maggiore coerenza dei dati, accesso unificato alle informazioni.

Digitalizzazione dei flussi autorizzativi consortili

Attività: modellazione dei processi decisionali, configurazione di workflow digitali, automazione delle approvazioni.
Strumenti: Power Automate, piattaforme di document management, firme digitali.
Benefici: riduzione dei tempi decisionali, tracciabilità completa, maggiore compliance normativa.

Controllo direzionale e reporting integrato

Attività: definizione KPI, integrazione delle fonti dati, creazione di dashboard direzionali.
Strumenti: piattaforme BI (es. Power BI), data warehouse centralizzato.
Benefici: visione in tempo reale delle performance, supporto alle decisioni strategiche, maggiore trasparenza.

I Risultati

Benefici Operativi

riduzione dei tempi di gestione delle pratiche fino al 40%
maggiore efficienza nei flussi inter-ente
eliminazione delle attività manuali ripetitive

Benefici Economici

ottimizzazione dei costi operativi
migliore utilizzo delle risorse condivise
maggiore capacità di accesso a finanziamenti pubblici

Benefici Organizzativi e Strategici

rafforzamento della governance
maggiore trasparenza verso stakeholder e cittadini
evoluzione verso un modello decisionale data-driven e collaborativo

Case Study

Sistemi per semplificare la gestione amministrativa

Caso studio su aziende, consorzi e associazioni a partecipazione pubblica: digitalizzazione dei processi, maggiore efficienza operativa e miglior coordinamento tra organizzazioni.

Elevata complessità operativa, determinata dalla gestione simultanea di flotte, manutenzioni, logistica, clienti e normative

Caso studio sul settore trasporti. Esempio concreto di come soluzioni digitali tra cui CRM, RPA e BI ottimizzano flussi operativi, monitoraggio flotte e coordinamento tra team.

Integrazione dei processi per semplificare la gestione di attività amministrative e fiscali

Caso studio che mostra in maniera olistica come realtà che comprende Professionisti senior, collaboratori junior, commercialisti, consulenti del lavoro sia riuscita a gestire simultaneamente clienti, pratiche scadenze fiscali

Case Study

Sistemi per semplificare la gestione amministrativa

Caso studio su aziende, consorzi e associazioni a partecipazione pubblica: digitalizzazione dei processi, maggiore efficienza operativa e miglior coordinamento tra organizzazioni.