CASE STUDY

Digitalizzazione di processi operativi come fattore strategico per migliorare efficienza, controllo e capacità decisionale

SETTORE : ATTIVITÀ MANIFATTURIERE

Azienda di fabbricazione per la confezione e per l’imballaggio

Realtà strutturata specializzata nello sviluppo e nella realizzazione di sistemi per il packaging e di confezionamento, affronta quotidianamente contesti caratterizzati da processi articolati, filiere produttive complesse e una forte esigenza di coordinamento tra uffici tecnici, produzione, supply chain e area commerciale.

Abruzzo, It

La Sfida

1. Gestione frammentata degli ordini

Nelle aziende manifatturiere la gestione degli ordini coinvolge spesso più reparti: commerciale, pianificazione della produzione, logistica e amministrazione.
Le informazioni e i dati sono distribuiti tra email, fogli Excel e sistemi non integrati.

Questa frammentazione genera:

  • ritardi nella pianificazione della produzione
  • errori nella gestione delle specifiche tecniche
  • difficoltà nel monitoraggio dello stato degli ordini

L’azienda raccoglie dati operativi relativi a produzione, tempi, scarti e costi, ma non dispone di strumenti adeguati per trasformare queste informazioni in supporto decisionale.

La mancanza di analisi strutturate limita:

  • la capacità di individuare inefficienze
  • il miglioramento continuo dei processi
  • la pianificazione di interventi strategici
 

Produzione, ufficio tecnico, acquisti e logistica devono lavorare in modo coordinato per garantire continuità produttiva e rispetto delle scadenze.

Quando la comunicazione tra reparti non è strutturata e tracciabile, si verificano spesso:

  • ritardi operativi
  • scarsa visibilità sulle attività in corso
  • inefficienze nei processi decisionali

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Le Soluzioni

Per affrontare queste criticità viene adottato un modello di trasformazione digitale dei processi operativi basato su:

  • integrazione dei sistemi aziendali tramite CRM (Customer Relationship Management), Gestione Cliente Interno ed Esterno e Business Portal
  • automazione dei flussi tramite RPA con Microsoft Power Automate
  • centralizzazione delle informazioni attraverso piattaforme collaborative integrate come Microsoft Office 365 e Google Workspace
  • implementazione di strumenti di Business Intelligence con Power BI
  • supporto consulenziale tramite metodologia Lean Digital Office che attraverso l’identificazione e risoluzione delle inefficienze dei flussi di lavoro e l’integrazione di tecnologie per l’automazione e digitalizzazione dei processi garantisce eliminazione degli sprechi, ottimizzazione dei processi, maggiore efficienza, scalabilità.

Applicazione nel Processo

Digitalizzazione del flusso ordine – produzione

Il processo che collega l’area commerciale con la produzione viene digitalizzato e tracciato in modo strutturato.

Le principali attività includono:

  • registrazione dell’opportunità commerciale nel CRM
  • generazione automatica di documenti e flussi operativi
  • condivisione delle informazioni con produzione e logistica
  • monitoraggio dello stato degli ordini tramite dashboard operative

Monitoraggio delle performance produttive

I dati provenienti dai sistemi aziendali vengono raccolti e integrati per permettere un’analisi strutturata delle performance.

Il processo prevede:

  • raccolta e integrazione dei dati di produzione
  • creazione di dashboard operative per responsabili di reparto e management
  • analisi dei trend produttivi e dei principali indicatori di performance

Coordinamento delle attività operative

L’introduzione di piattaforme collaborative consente una gestione più strutturata delle attività tra reparti.

Il sistema permette di:

  • assegnare e monitorare le attività tra le diverse funzioni aziendali
  • condividere informazioni operative in modo strutturato
  • garantire tracciabilità delle decisioni e delle modifiche di processi

I Risultati

Benefici Operativi

  • registrazione dell’opportunità  commerciale nel CRM
  • generazione automatica di documenti e flussi operativi
  • condivisione delle informazioni con produzione e logistica
  • monitoraggio dello stato degli ordini tramite dashboard operative

Benefici Economici

  • riduzione dei costi legati a inefficienze e attività manuali
  • miglior controllo dei costi di produzione e delle marginalità
  • ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse interne
  • miglioramento della produttività complessiva dell’organizzazione
 
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Benefici Organizzativi e Strategici

  • maggiore capacità di prendere decisioni basate sui dati
  • migliore collaborazione tra reparti e funzioni aziendali
  • supporto alla crescita e alla scalabilità dell’organizzazione
  • maggiore capacità di adattarsi ai cambiamenti del mercato

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