CASE STUDY

Trasformazione digitale dei servizi comunali per migliorare accessibilità, efficienza e qualità del servizio

SETTORE: ENTI LOCALI

Amministrazione comunale ottimizza l’accesso ai servizi pubblici

Comune Toscano di ventimila abitanti gestisce servizi essenziali: edilizia privata, tributi locali, servizi demografici e gestione delle segnalazioni dei cittadini.
Il contesto operativo è caratterizzato da una forte frammentazione dei sistemi informativi, spesso stratificati nel tempo e da una significativa eterogeneità nei processi tra uffici.

Dirigente comunale, funzionario amministrativo, tecnico, cittadini e professionisti esterni (geometri, architetti). Le interazioni avvengono tramite canali multipli (sportello fisico, PEC, portali online non integrati), generando ridondanze e rallentamenti.

Le principali complessità riguardano la gestione documentale, la tracciabilità delle pratiche e la difficoltà di avere una visione unificata dei procedimenti amministrativi.

La Sfida

1. Disallineamento tra front-office e back-office

Cause: sistemi non integrati, portali cittadini scollegati dai gestionali interni, uso intensivo di email e PEC.
Impatti: duplicazione delle informazioni, errori di inserimento dati, difficoltà nel monitoraggio dello stato delle pratiche.

2. Lentezza nei procedimenti autorizzativi

Cause: processi manuali, passaggi autorizzativi non standardizzati, mancanza di workflow digitali.
Impatti: aumento dei tempi medi di evasione, insoddisfazione di cittadini e professionisti, rischio di contenziosi.

3. Scarsa capacità di analisi e programmazione

Cause: dati dispersi in sistemi diversi, assenza di strumenti di reporting avanzato.
Impatti: difficoltà nella pianificazione strategica, inefficienze nella gestione delle risorse e limitata trasparenza amministrativa.

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Le Soluzioni

Il modello di trasformazione digitale proposto, ispirato all’approccio di Gruppo Hive, si basa su un ecosistema integrato e orientato al miglioramento continuo.

Integrazione dei sistemi
Implementazione di una piattaforma CRM centrale integrata con portali cittadini e sistemi gestionali (anagrafe, tributi, edilizia). Ogni interazione viene tracciata e associata a un fascicolo digitale unico.
Automazione dei processi (RPA / Power Automate)
Digitalizzazione dei workflow autorizzativi con automazione delle attività ripetitive (protocollazione, notifiche, smistamento pratiche), riducendo il carico operativo manuale.
Piattaforme collaborative
Adozione di ambienti digitali condivisi per la gestione documentale e la collaborazione tra uffici (es. approvazioni, revisione documenti, comunicazioni interne strutturate).
Business Intelligence
Introduzione di dashboard dinamiche per il monitoraggio delle performance (tempi di evasione, volumi pratiche, colli di bottiglia), a supporto delle decisioni dirigenziali.
Approccio Lean Digital Office
Reingegnerizzazione dei processi secondo logiche Lean: eliminazione degli sprechi, standardizzazione delle procedure e miglioramento continuo basato sui dati.

L'applicazione nel processo

Digitalizzazione del ciclo edilizio

Attività: gestione end-to-end delle pratiche edilizie, dalla presentazione alla chiusura.
Strumenti: portale integrato, workflow automatizzati, fascicolo digitale.
Benefici: riduzione dei tempi istruttori e maggiore trasparenza per i professionisti.

Orchestrazione delle segnalazioni cittadine

Attività: raccolta, assegnazione e monitoraggio delle segnalazioni (manutenzione urbana, disservizi).
Strumenti: CRM, app mobile, automazione notifiche.
Benefici: risposta più rapida e tracciabilità completa delle richieste.

Controllo direzionale e reporting avanzato

Attività: analisi delle performance dei servizi e supporto alla pianificazione.
Strumenti: dashboard BI, integrazione dati multi-sorgente.
Benefici: maggiore capacità decisionale e individuazione tempestiva delle criticità.

I Risultati

Benefici Operativi

maggiore controllo e tracciabilità delle pratiche
riduzione delle attività manuali e ripetitive
migliore gestione delle scadenze
accesso rapido e centralizzato alle informazioni

Benefici Economici

riduzione dei costi operativi legati ad attività manuali
ottimizzazione dell’impiego delle risorse interne
minori costi derivanti da errori e contenziosi

Benefici Organizzativi e Strategici

maggiore trasparenza verso cittadini e stakeholder
rafforzamento della capacità di pianificazione
evoluzione verso un modello di amministrazione digitale, efficiente e data-driven

Case Study

Ottimizzare flusso di lavoro, migliorare la relazione con i clienti e garantire un monitoraggio preciso degli interventi

Caso studio sulla digitalizzazione del settore manutenzione e installazione impianti: centralizzazione dati, automazione e collaborazione per efficientare processi, ridurre errori operativi e aumentare marginalità.

Trasformazione digitale dei servizi comunali per migliorare accessibilità, efficienza e qualità del servizio

Caso studio sulla trasformazione digitale negli enti locali: processi semplificati, servizi più efficienti e migliore esperienza per cittadini e organizzazioni.

Elevata complessità operativa, determinata dalla gestione simultanea di flotte, manutenzioni, logistica, clienti e normative

Caso studio sul settore trasporti. Esempio concreto di come soluzioni digitali tra cui CRM, RPA e BI ottimizzano flussi operativi, monitoraggio flotte e coordinamento tra team.

Case Study

Integrazione dei processi per semplificare la gestione di attività amministrative e fiscali

Caso studio che mostra in maniera olistica come realtà che comprende Professionisti senior, collaboratori junior, commercialisti, consulenti del lavoro sia riuscita a gestire simultaneamente clienti, pratiche scadenze fiscali