CASE STUDY

Ristabilire processi operativi, ottimizzando lavoro sul campo, gestione degli interventi e dei dispositivi.

SETTORE: INSTALLAZIONE E MANUTENZIONE IMPIANTI

Rielaborazione di processi e integra strumenti più efficienti e proficui.

Realtà strutturata specializzata nella progettazione, realizzazione e manutenzione di impianti. Edilizia, fotovoltaico, lavori stradali e reti con circa 80 dipendenti.

Affronta quotidianamente contesti caratterizzati da processi articolati, molteplicità di cantieri attivi, interventi distribuiti sul territorio, tecnici in mobilità e clienti sempre più esigenti.
Le attività quotidiane coinvolgono uffici, coordinatori, operatori sul campo, flussi di lavoro risultano articolati e interdipendenti e opera ancora con sistemi non del tutto integrati.

Toscana, It

Criticità rilevate

1. Sistema esistente estremamente complesso
  • Il cliente si trovava ad affrontare una serie di problemi, il sistema esistente era estremamente complesso. Questa struttura rigida rendeva il lavoro dei tecnici sul campo molto più complicato del necessario.
  • Utilizzo errato e non proficuo del programma
  • Oltre 20 moduli solo per la gestione dei dispositivi 
  • Ogni tipologia di prodotto aveva un modulo dedicato creando confusione con rischio di errore molto elevato
  • Lentezza nell’inserimento delle informazioni commerciali 
  • Utilizzo poco intuitivo della web app su tablet e smartphone rallentando i processi 
  • Difficoltà per i tecnici nell’inserire i dati da fogli di carta a sistema digitale

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Le Soluzioni

Completa reingegnerizzazione del vecchio Software, riducendo la complessità del sistema, accorpando numerosi moduli di gestione dei prodotti in un unico modulo principale. Simultaneamente ottimizzazione del Business Portal per offrire un’esperienza d’uso molto più fluida e intuitiva. 

  • Implementazione di un sistema Software centralizzato, in grado di raccogliere e organizzare tutte le informazioni relative a clienti, stabilimenti, linee produttive, impianti, dispositivi, interventi tecnici e ricambi. Eliminare la frammentazione dei dati e creare una base informativa unica e condivisa tra produzione, manutenzione e qualità.
  • Introduzione parallela di un Business Portal per la gestione operativa: all’accesso, il sistema reindirizza automaticamente l’utente alla lista degli interventi assegnati, facilitando l’organizzazione e la gestione delle attività del tecnico all’interno dello stabilimento o sul campo.
    • L’operatore può gestire in modo completo l’intervento: inserire le ore di lavoro svolte, i chilometri percorsi (per interventi esterni), selezionare e associare i ricambi impiegati indicando quantità, stato e provenienza del materiale (magazzino o dotazione), con calcolo automatico del totale intervento.
  • Automazione dei processi attraverso soluzioni di RPA, utilizzando strumenti come Microsoft Power Automate, per ridurre le attività manuali, velocizzare i flussi operativi e minimizzare gli errori, soprattutto nella gestione delle segnalazioni, delle approvazioni e degli aggiornamenti di stato.
  • Digitalizzata la gestione dei dispositivi e degli impianti: è possibile visualizzare tutti gli asset produttivi, consultare lo storico delle verifiche effettuate e procedere con nuove verifiche attraverso form specifici, differenziati in base alla tipologia di impianto e controllo (qualità, sicurezza, manutenzione).

L'applicazione nel processo

Gestione operativa degli interventi sul campo

Gli interventi vengono centralizzati e gestiti tramite un Software e Business Portal.

  • Visualizzazione degli interventi assegnati al tecnico
  • Apertura e gestione dettagli intervento
  • Inserimento attività, tempi e dati operativi
  • Monitoraggio avanzamento lavori in tempo reale

Digitalizzazione di ricambi, costi e rendicontazione

Tutte le informazioni economiche e operative vengono raccolte in modo strutturato.

  • Selezione e registrazione dei ricambi utilizzati
  • Calcolo automatico dei costi dell’intervento
  • Inserimento ore lavoro, trasferte e risorse
  • Generazione automatica del totale intervento

Verifica impianti e chiusura digitale interventi

Il processo di verifica e validazione viene completamente digitalizzato.

  • Consultazione storico dispositivi e verifiche precedenti
  • Compilazione report tecnici specifici per impianto
  • Firma digitale del cliente direttamente su dispositivo
  • Invio report e documentazione al cliente

I Risultati

Benefici Operativi

  • Riduzione significativa dei tempi di gestione degli interventi
  • Maggiore precisione nella raccolta dei dati operativi
  • Migliore coordinamento tra ufficio e tecnici
  • Accesso immediato a informazioni e storico impianti
  • Ottimizzazione del lavoro quotidiano, con un aumento della produttività e un’esperienza utente significativamente migliorata

Benefici Economici

  • Controllo puntuale di costi e marginalità degli interventi
  • Riduzione degli sprechi legati a materiali e tempi
  • Ottimizzazione delle risorse operative
  • Aumento della produttività delle squadre
  • Maggiore efficienza operativa, consentendo ai tecnici di inserire i dati in modo più rapido e preciso, riducendo così i tempi di lavoro
 

Benefici Organizzativi e Strategici

  • Maggiore controllo e tracciabilità dei processi
  • Decisioni basate su dati reali e aggiornati
  • Struttura più scalabile e pronta alla crescita
  • Miglioramento della qualità del servizio e della soddisfazione cliente
  • Software più funzionale, con una migliore condivisione delle informazioni tra ufficio tecnico, amministrazione e operatori sul campo

Case Study